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衛生管理コラム

第45話 時間を有効に使う 会議のあり方③ 

マネジメントのヒント

先週、会議の注意点についてお話ししましたので、今回は会議のあり方についてお話しします。

大切なことは、会議の経費を意識することです。
会議の経費とは、その会議をおこなうことで、失う費用です。

ずばり、参加者の時給×会議時間です。
そして、会議をひらかなければ、どれだけの売り上げがあがったかを考えます。

会議は「数を減らし、参加人数をしぼり、短い時間で終わらせる」ことで効率的になります。

大切なことの①は、会議の目的を明確にすることです。
会議の目的が明確になれば、会議の参加者も選ぶことができます。

大切なことの②は、会議の参加者を選ぶことです。
選ばれた参加者は、なぜ選ばれたのだろうと考え、自覚をもって出席するようになります。

大切なことの③は、会議の準備を十分にすることです。
参加者には、事前に、会議の目的を知らせ、配布資料があれば前もって配ります。
そして、事前に考えておいて欲しいことを伝えます。
こうすることによって、参加者が内容をゆっくり考える時間ができ、会議では、皆の意見をまとめるだけになり、大幅に時間短縮になります。

会議は本来とても大切なものです。
その会議をどれだけ、密度濃くおこない、必要とする結果を出すかは、リーダーの意識にかかっています。
会議も仕事と一緒で、段取りに力を入れることが大切です。

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